GBK:n Kipparihallin ja Santahaan tekonurmen vuorojen käyttöohje joukkueille

GBK:n Kipparihallin ja Santahaan tekonurmen vuorojen käyttöohje joukkueille

Kokkolan kaupungin liikuntatoimi osoittaa seuralle tietyn määrän vakiovuoroja käyttöön. Juniorijaosto jakaa nämä vuorot joukkueiden käyttöön ja lähtökohtaisesti joukkueet hyödyntävät aina itse näille osoitetut vuorot joko ohjattuun tai omatoimiseen harjoitteluun.

Koska joukkueilta jää välillä vuoroja käyttämättä jostain syystä (turnaus, harjoitustauko, harjoituspeli, muu tapahtuma, "force majeur" jne), niin kyseisille vuoroille tulisi löytää muu käyttäjä seuran sisältä, jotta vuorojen käyttöaste olisi mahdollisimman korkea ja että niukasti tarjolla olevia vuoroja ("prime time") saataisiin mahdollisimman monelle joukkueille käyttöön. Joukkueiden tulee siis tarjota käyttämättä jääviä vuoroja muiden joukkueiden käyttöön.

Perusperiaatteet

1) kaikkien joukkueiden täytyy tarkastaa ja suunnitella ennakkoon oma toimintansa aina vähintään seuraavan neljän kalenteriviikon näkyvyydellä, jolloin käyttämättä jäävät vuorot olisivat hyvissä ajoin tiedossa, jolloin ne voidaan perua ajoissa tai voidaan löytää muu käyttäjä

2) kaikki joukkueet vastaavat itse vuorojen peruutuksista kaupungin liikuntatoimelle (Sami Keiski) vähintään kaksi (2) viikkoa ennen vuoron ajankohtaa

3) mikäli käyttämättä on jäämässä puolen (1/2) tai koko kentän vuoro, niin silloin on ehdottomasti pyrittävä löytämään vuorolle toinen käyttäjä seuran sisältä ennen kuin vuoro perutaan kokonaisuudessaan

4) jos käyttämättä / peruuntuva vuoro osuu jollekin pyhälle / loma-ajalle esim. joulun aatonaatto, loppiainen, pääsiäinen tai muu loma-ajankohta, niin on selvintä, että ko. vuoro perutaan saman tien, koska sellaiselle vuorolle ei varmasti ole muitakaan käyttäjiä seurassa

5) jokainen joukkue voi itse etsiä käyttämättä jäävälle vuorolle muuta käyttäjää tarjoamalla sitä suoraan vanhemmalle tai nuoremmalle ikäluokalle 

6) jokainen joukkue kirjaa käyttämättä jäävät vuorot varauskalenteriin ("Harjoitusvuoropankki" / "Träningstur bank"), josta sen voi joku muu joukkue varata käyttöönsä

7) mikäli vapaalle vuorolle löytyy muu käyttäjä, niin vuoron omistanut joukkue vastaa laskutustietojen muutosten toimittamisesta kaupungin liikuntatoimelle (Sami Keiski) vähintään kaksi (2) viikkoa ennen vuoron ajankohtaa, muutoin joukkueet sopivat keskenään korvauksen suorittamisesta

7) kaikki joukkueet ovat velvollisia aina ensin tarkistamaan vuorojen varauskalenterista vapaita vuoroja omiin tarpeisiinsa

8) juniorijaoston edustaja myös seuraa varauskalenteria ja voi ryhtyä toimenpiteisiin vuorojen käyttöasteen nostamiseksi

Toimintamalli

1) kun joukkue havaitsee, että vuoro on jäämässä käyttämättä, niin joukkue ottaa yhteyttä vanhempaan ja nuorempaan ikäluokkaan (poika/tyttö) ja tarjoaa vuoroa ensin näille

2) mikäli vuorolle ei löytynyt uutta käyttäjää, niin joukkue kirjaa vapaan vuoron varauskalenteriin
Vuoro merkitään ko. ajankohdalle ja vuoron kuvaukseen laitetaan paikkatieto ja alue esim. "Kipparihalli 1/2 kenttää"
Lisätietoihin merkitään:
"Vuoron luovuttaa: joukkueen nimi / yhteyshenkilön nimi"
 

3) muut joukkueet tarkistavat varauskalenterista vapaita vuoroja ja halutessaan varaavat käyttöönsä vapaan vuoron
Vuorokalenterin merkinnän lisätietoihin kirjataan tällöin lisäksi: 
"Vuoron varaa: joukkueen nimi / yhteyshenkilön nimi" 

4) kun vuorolle on löytynyt toinen käyttäjä, niin joukkue toimittaa uuden laskutustiedon liikuntatoimelle (vuoron ajankohtaan max. 2 viikkoa) tai sopii korvauksen suorittamisesta vuoron uuden käyttäjän kanssa

5) jos vuoro jää kuitenkin käyttämättä, niin joukkue vastaa käyttövuoron maksuista

 

Lisätietoja:

Janne Harju 050 526 2962

 

Tillägsuppgifter:

Mikael Honga 050 506 5871